Entwickler in Rumänien einstellen – ohne eigene Gesellschaft

Eine erfahrene rumänische Entwicklerin nimmt Ihr Angebot an. Die Aufgaben sind definiert, die Führungskraft bereit, und die Kandidatin möchte ein klares Startdatum. Dann kommen die operativen Fragen: Wer unterschreibt den Arbeitsvertrag? Wer rechnet die Löhne ab? Wer meldet die Anstellung lokal an? Was passiert bei Krankheit, Elternzeit oder einer Kündigung?

Unternehmen, die Entwickler in Rumänien ohne eigene Gesellschaft einstellen wollen, brauchen Antworten, bevor das Angebot unterschrieben wird. Ein Employer of Record (EOR) stellt die lokale Anstellungsinfrastruktur bereit, während Sie die tägliche Arbeit, Prioritäten, Leistung und Teamzugehörigkeit steuern.

Das ist keine Umgehung des rumänischen Arbeitsrechts. Es ist ein Weg, es einzuhalten, ohne Monate und Kapital in eine rumänische Tochtergesellschaft zu investieren, bevor die Teamgröße dies rechtfertigt.

Ohne rumänische Gesellschaft kann Ihr Unternehmen in der Regel keine in Rumänien ansässige Person direkt nach lokalem Arbeitsrecht anstellen. Möglich sind ein freier Auftrag, eine eigene Gesellschaft oder ein EOR. Das sind unterschiedliche Betriebsmodelle, keine austauschbaren Etiketten.

Beim EOR-Modell ist die rumänische Gesellschaft des Anbieters der rechtliche Arbeitgeber. Sie stellt einen lokal konformen Arbeitsvertrag aus, führt die Lohnabrechnung durch, verwaltet Pflichtbeiträge und lokale Benefits, pflegt die Personalakten und übernimmt Anmeldungen und Meldungen. Ihr Unternehmen steuert die Arbeit: was gebaut wird, an wen berichtet wird, wie Leistung geführt wird und wie die Person in Ihre Produktorganisation eingebunden ist.

Die Abgrenzung ist entscheidend. Ein EOR darf keine unnötige Schicht zwischen Ihnen und Ihrem Team werden. Die Mitarbeitenden brauchen eine echte Führungskraft auf Kundenseite und Zugang zu denselben Tools, Ritualen und Produktkontexten wie der Rest der Engineering-Organisation. Der EOR übernimmt die Administration. Sie führen das Team.

Für ein dauerhaftes Nearshore-Engineering-Team ist dieses Modell oft praktischer als eine Gesellschaftsgründung. Sie stellen ein, wenn der Business Case klar ist, statt auf ein genehmigtes und finanziertes Länderprojekt zu warten.

Rumänien hat einen starken Markt für Selbstständige, und ein Freelancer-Verhältnis kann für klar abgegrenzte, tatsächlich unabhängige Arbeit funktionieren: ein kurzes Security-Assessment, ein temporäres Architekturmandat oder eine Spezialistin mit fixem Leistungsumfang.

Schwer zu verteidigen wird es, wenn die Person ausschließlich für Ihr Unternehmen arbeitet, Ihre Arbeitszeiten einhält, Ihre Systeme nutzt, an Ihre Führungskraft berichtet und jahrelang fest in Ihre Lieferprozesse eingebunden ist. Die Bezeichnung „Freelancer“ ändert nichts an der gelebten Realität.

Scheinselbstständigkeit ist kein reines Formalproblem. Sie kann Risiken bei Steuern, Sozialbeiträgen, Arbeitnehmerrechten und Prüfungen erzeugen. Hinzu kommt ein praktisches Retention-Problem: Erfahrene Entwickler wollen planbares Monatsgehalt, bezahlten Urlaub, soziale Absicherung und einen Arbeitsvertrag, den sie bei Bank oder Vermieter vorlegen können.

Ein EOR kostet mehr als das bloße Bezahlen von Freelancer-Rechnungen. Dafür ersetzt er eine unsichere Konstruktion durch eine klare Anstellungsstruktur. Für Unternehmen, die langfristig ein rumänisches Team aufbauen, ist das der relevante Vergleich.

Ein glaubwürdiger lokaler EOR ist kein Software-Dashboard mit irgendeiner Gesellschaft in der Lieferkette. Der Anbieter sollte eine eigene rumänische Gesellschaft kontrollieren und lokale Menschen haben, die erklären können, was bei einem echten Anliegen passiert.

Mindestens sollte der Service konforme Verträge, Lohnabrechnung, Gehaltszahlungen, Steuern und Sozialabgaben, Anmeldungen, gesetzliche Urlaubsverwaltung und Unterstützung bei Kündigungsverfahren umfassen. Dazu gehören auch leicht übersehene lokale Anforderungen wie ärztliche Untersuchungen, Payroll-Fristen, Krankmeldungen und Elternzeitverwaltung.

Der Vertrag verdient besondere Aufmerksamkeit. Er muss den rechtlichen Arbeitgeber korrekt definieren und zugleich Ihre kommerzielle Beziehung schützen: Vertraulichkeit, IP-Übertragung, Datenschutz, Kündigungsfristen und Rolle. Wenn die Person Code für Ihr Produkt schreibt, muss der IP-Schutz ausdrücklich geregelt sein.

Fragen Sie, wie der Anbieter zweisprachige Dokumentation handhabt, wer Fragen der Mitarbeitenden beantwortet und ob die Lohnabrechnung intern oder über einen weiteren Dienstleister läuft. Das sind keine Details: Sie entscheiden, ob ein Anliegen an einem Tag gelöst ist oder in einer Ticket-Warteschlange verschwindet.

Holycode EOR arbeitet mit eigener rumänischer Gesellschaft, eigener Payroll und lokalem HR-Team. Das Modell ist bewusst einfach: unsere Gesellschaft, unsere Payroll, unsere Leute. Kunden bekommen einen benannten lokalen Partner statt einer Kette von Zwischenhändlern.

Der schnellste konforme Weg ist der, bei dem Legal, HR, Finance und Hiring parallel arbeiten. Warten Sie nicht bis zur Zusage, um über Vertragsbedingungen, Budget und Onboarding-Verantwortung zu sprechen.

Ein gut geführter Prozess folgt meist dieser Reihenfolge:

• Rolle und Gesamtkosten bestätigen. Einigen Sie sich auf Bruttogehalt, Arbeitgeberkosten, monatliche EOR-Gebühr, Bonusregelung und Zusatzleistungen. Vergleichen Sie Gesamtkosten, nicht nur die Nettoerwartung.
• Kandidat und Konditionen prüfen. Titel, Berichtslinie, Startdatum, Arbeitsort, Arbeitszeitmodell und Probezeit klären, bevor der Vertrag entworfen wird.
• Konforme Dokumente vorbereiten. Der EOR erstellt die rumänischen Unterlagen und setzt Anstellung und Payroll auf. Sie liefern arbeitsbezogene Konditionen, Vertraulichkeit und IP-Anforderungen.
• Onboarding und Payroll abschließen. Die Person liefert die nötigen Angaben und erledigt erforderliche Prüfungen oder Anmeldungen. Der EOR richtet die Abrechnung ein und erklärt Urlaub, Zahltag und lokale Abläufe.
• Als Teil Ihres Teams führen. Geben Sie Zugang zu Systemen, Führungskraft, Onboarding-Plan, Sicherheitsrichtlinien und Lieferrhythmus. Ein konformer Vertrag ist nur der erste Tag einer erfolgreichen Einstellung.

Für eine unkomplizierte Einstellung ist ein Onboarding-Ziel von 15 Tagen realistisch, wenn Entscheidungen und Dokumente zügig vorliegen. Länger dauert es bei komplexer Arbeitserlaubnis, stark verhandelten Vertragsbedingungen oder langsamen Freigaben. Ein Anbieter, der sofortige Anstellung ohne operative Rückfragen verspricht, ist nicht unbedingt schneller – er überspringt möglicherweise Arbeit, die später zählt.

EOR-Preise sind oft schwer vergleichbar. Manche Anbieter berechnen einen Prozentsatz des Gehalts, sodass die Gebühr mit der Seniorität steigt. Andere arbeiten mit einer festen Monatsgebühr pro Mitarbeitendem.

Eine Pauschale lässt sich besser planen, besonders bei hochwertigen Engineering-Rollen. Holycode EOR startet bei 459 € pro Mitarbeitendem und Monat, statt einen Gehaltsanteil zu nehmen. Gehalt, Arbeitgeberbeiträge, Benefits, Boni und einmalige Recruiting-Unterstützung bleiben separate Budgetposten.

Die nützliche Frage ist nicht: „Welche Plattform ist am billigsten?“ Sondern: „Was kostet diese Person monatlich, wer haftet für Compliance und was kostet die Korrektur eines Fehlers?“

Fordern Sie eine Aufstellung, die Bruttogehalt, gesetzliche Arbeitgeberkosten, EOR-Gebühr, optionale Benefits und Setup-Kosten klar trennt. Bleiben diese Positionen vage, kann Finance die Rolle nicht sauber modellieren – und die vermeintliche Ersparnis verschwindet beim ersten Payroll-Lauf.

Ein EOR schließt eine eigene rumänische Gesellschaft nicht aus. Sie ist oft richtig, sobald die lokale Operation eine Größe erreicht, in der direkte Anstellung, lokale Geschäftstätigkeit, Büro und Management-Infrastruktur den Aufwand rechtfertigen.

Die Schwelle ist nicht nur Headcount. Ein Unternehmen mit 15 Entwicklern und ohne lokale Kunden kann gut beim EOR bleiben. Ein kleineres Unternehmen mit Büro, Vertrieb, lokalen Verträgen oder Akquisitionsstrategie braucht eventuell früher eine Gesellschaft. Steuerberatung gehört zu dieser Entscheidung.

Sinnvoll ist, die Gesellschaftsgründung nicht als Voraussetzung für den Teamaufbau zu behandeln. Stellen Sie zuerst die richtigen Leute über eine konforme Struktur ein. Bewerten Sie neu, wenn der operative Fall real ist, nicht hypothetisch.

Fragen Sie vor der Unterschrift direkt: Betreibt der Anbieter die rumänische Gesellschaft selbst? Wer macht Payroll und beantwortet Mitarbeiterfragen? Was ist in der Monatsgebühr enthalten? Wie sind IP und Vertraulichkeit geregelt? Wie lange dauert das Onboarding üblicherweise? Wie werden Krankheit, Elternzeit, Disziplinarfälle und Kündigungen gehandhabt?

Fragen Sie auch, was passiert, wenn etwas schiefgeht. Ein lokaler Partner verdient seine Gebühr in normalen Monaten durch korrekte Abrechnung. Seinen Wert zeigt er, wenn es um Urlaubsfragen, Vertragsänderungen oder einen korrekten und respektvollen Austritt geht.

Rumänische Entwickler können ein Kernbestandteil Ihrer Produktorganisation werden, ohne dass Sie ein verfrühtes Gesellschaftsprojekt starten. Das richtige Setup ist nicht das mit der glänzendsten globalen Oberfläche, sondern das, das Ihren Mitarbeitenden eine echte lokale Anstellungserfahrung gibt – und Ihrer Führung klare Kosten, klare Verantwortung und jemanden vor Ort, der ans Telefon geht.